当Microsoft Word关闭后发送给他人时，文档可能会显示修订标记，即使用户在本地查看时并未看到，这一现象让用户困惑，尤其是当分享的文档需要保持清洁和专业外观时，为何会出现这样的情况，以及如何避免，下面将详细探讨这一问题的原因和解决方案。

1、Word修订功能的工作原理

修订模式：Word的修订功能旨在跟踪文档的所有更改，此模式开启后，任何增删改都会被标记并记录，便于后续审阅和接受更改。

预览与实际显示差异：用户在本地预览文档时可能选择了无标记状态，这仅影响当前的查看效果，而不会改变文档的实际修订状态。

2、默认设置的影响

自动进入修订模式：某些情况下，Word可能因为默认设置或之前的操作自动进入修订模式，而这可能被用户忽视。

保护状态和默认设置：如果文档受保护或默认设置被更改，用户需要检查这些设置，并适时做出调整。

3、发送文档前的必要操作

接受所有更改：在发送文档前，应先接受或拒绝所有修订，以清理文档中的标记，避免接收方看到不必要的修订标记。

退出修订模式：确保在发送文档前已经退出了修订模式，这可以通过“审阅”菜单中的“修订”选项实现。

4、接收方的查看设置

查看选项：接收方也需要确保他们的Word设置为无标记或个人偏好的查看模式，否则，他们仍可能看到修订标记。

通知接收方：发送方可提醒接收方检查和调整Word的查看设置，确保文档按预期的形式显示。

5、避免未来的问题

检查默认打开设置：定期检查和调整Word的默认打开设置，避免未来文档在发送时自动进入修订模式。

培训和知识共享：在团队或组织内部进行Word使用培训，特别是关于修订功能的使用方法，可以减少因误解功能而导致的尴尬情况。

Word的修订功能虽然为合作和编辑提供了便利，但在分享文档时也带来了一些挑战，理解其工作原理、检查默认设置、在发送前退出修订模式，并指导接收方正确查看，是保证文档呈现效果的关键步骤，通过采取这些措施，可以有效避免文档在发送后显示修订标记的问题，确保文档的专业性和整洁度。